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文档存储规则 在组织文档存储时，重要的是要关注以下规则： - 文件存放在配备齐全的盒子中的架子上，具有持续温暖和干燥的小气候；
- 盒子紧密关闭，以防止文件上积聚灰尘和紫外线。同时，不应造成温室效应；
- 在任何情况下都不应受潮——记录会模糊、褪色，纸张会变形，甚至会出现霉菌；
- 存放文件的房间内不应有气流。
存储文档的目的是： - 在法庭上捍卫您的利益。例如，承包商没有完成工作，供应商发送了低质 阿富汗电报号码数据 量的货物并且不赔偿损失。组织起诉不法合作伙伴，并出示确认付款和交易事实的文件作为证据；
- 回答劳动监察员的问题。没有与雇员签订劳动合同的，用人单位可能要承担责任；
- 避免罚款。在任何需要该文件或该文件的检查中，如果缺少该文件将被处以罚款；
- 为员工颁发证书。员工可能需要确认保险费、工资和服务年限的应计金额的文件。
纸张存储组织不当会导致： - 盗窃 - 员工或竞争对手；
- 管理或会计文件丢失；
- 由于火灾、疏忽或其他自然灾害导致文件损坏；
- 纸张外观的变化——褪色、撕裂、变形。
档案存储基本规则是文件的放置应符合以下要求： - 根据法律要求，可以很快找到他们；
- 笔记仍然清晰可辨，纸张也没有变形。
无论出现什么文件——令人难忘的、个人的、商业的，都必须在移至仓库之前准备好。为此，您应该： - 进行审计。通常总是有一些文件需要扔掉或销毁。为存储不必要的文件支付过高的费用是没有意义的；
- 将其余文件系统化：建议对它们进行编号和描述。如果可能，您应该按时间顺序排列文件，以便以后更快地访问，并最大限度地减少丢失有价值文件的风险。在随机排列的一堆东西中找到东西可能非常困难；
- 将所有文件放入文件和文件夹中，并放入塑料盒或盒子中。所有容器均按内容或年份进行标记：这使它们更易于存储和运输。
文档的存储顺序取决于其状态： - 档案。保存长达 75 年的论文将在 10 年后送入档案馆。这包括工业事故的文件、员工的个人档案和保险费报告。通常，档案文件存放在单独的房间中，但如果文件很少，则将其放置在保险箱或柜子中。存放档案文件的场所必须配备安全系统；
- 当前的。这是存储时间不超过10年或企业当前使用的文档。例如，纳税申报表或与交易对手完成交易的主要文件。根据该法律，个体企业家和组织可以自行决定将当前文件存储在柜子或保险箱中（机密文件、收据、发票）。可以将其存放在单独的档案架中。
在将文件提交至档案馆之前，将对它们进行系统化，然后编制清单。应创建包含页数、标题和序列号的论文列表。还需要填写一张证明表，注明纸张数量及其物理状况的描述。请务必注意文档是否包含难以辨认的文字、浸水或破损的页面。 档案文件保存的标准条件是指： - 遵守消防安全法规，配备火灾和安全警报器、灭火设备；
- 拥有存储文件所需的必要设备。仓库必须有移动或固定的金属架、容器或柜子。机架垂直于带窗户的墙壁安装。如果没有窗户，则要考虑设备和场所的特性。禁止将机架放置在靠近散热器或其他热源以及外墙的位置；
- 遵守安全制度——提供全天候视频监控；
- 最佳光照条件、湿度和温度，符合卫生标准。档案文件保存在黑暗中。仅在处理文档时该灯才会亮起。室温 – +17...+19 度，湿度 – 50–55%。
为了避免阳光照射，文件存放在盒子、柜子、文件夹、架子和活页夹中。档案库房必须有人工或自然通风，以便： - 净化空气中的腐蚀性杂质和灰尘；
- 保持稳定的湿度和温度条件；
- 空气再循环。
存放档案文件的房间的内部配件、地板、天花板和墙壁的涂层材料不应成为灰尘源或释放有毒化学成分。房间必须干净，以消除灰尘、霉菌、昆虫和啮齿动物的风险。仓库内必须有自由的空气流通，防止形成不通风区域。
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